Dernière mise à jour : mai 2021
Dans le cadre de ses activités, la Société Française de parodontologie et d’Implantologie Orale SFPIO peut être conduite à mettre en œuvre la collecte et le traitement de certaines données à caractère personnel au sens du Règlement général du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des données personnelles n° 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après le "RGPD") et de la Loi Informatique & Libertés n° 78/17 du 6 janvier 1978 dans sa rédaction issue de la loi n° 2018/493 du 20 juin 2018 (ci-après la "Loi Informatique & Libertés").
La présente charte de confidentialité a été rédigée pour permettre aux personnes qui interagissent avec la SFPIO (ci-après "Vous", "Votre" ou "Vos") de comprendre quelles données sont collectées par la SFPIO, pour quelles finalités, et quels sont leurs droits à cet égard.
La présente charte de confidentialité est mise en ligne sur le site internet de la SFPIO accessible à l’adresse URL www.sfpio.com (ci-après le "Site").
Cette charte de confidentialité pourra être modifiée de temps à autre. Toute modification sera mise en œuvre après Vous en avoir informé, par exemple par le biais d'un bandeau sur le Site ou par tout autre moyen à disposition. Dans cette hypothèse, la date de "Dernière mise à jour" mentionnée ci-dessus sera modifiée. La nouvelle version de la charte entrera en vigueur à compter de cette date.
A. QUI EST RESPONSABLE DES TRAITEMENTS DE DONNÉES MISES EN OEUVRE ?
Le responsable des traitements des données personnelles mis en œuvre conformément à la présente Charte de confidentialité est la Société Française de parodontologie et d’Implantologie Orale, association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, dont le siège social est situé au 9 rue Boileau, 44000 Nantes, représentée par son président (ci-après "la SFPIO", "Nous", "Notre" ou "Nos").
B. QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES QUI SONT COLLECTÉES ET TRAITÉES PAR LA SFPIO ?
La SFPIO applique le principe de minimisation des données, ce qui signifie qu'elle ne collecte et traite que les données personnelles strictement nécessaires à la réalisation de son objet social.
En effet, la SFPIO ne fait pas commerce de données à caractère personnel. La collecte et le traitement des données ne sont mises en œuvre par la SFPIO que pour permettre à cette dernière de mener à bien ses activités associatives, dont l'organisation de formations régionales et de son congrès annuel.
Les données collectées et traitées par la SFPIO sont les suivantes :
• Lors de Votre adhésion ou renouvellement d’adhésion à la SFPIO en tant que praticien : lorsque Vous adhérez à la SFPIO, Vous devez fournir des éléments relatifs à Votre identité (nom, prénom), Votre adresse postale et des moyens de Vous contacter (adresse e-mail, numéro de téléphone);
• Lors de Votre inscription pour participer au Congrès annuel de la SFPIO ou aux manifestations organisées par les SFPIO régionales en tant que congressiste: lorsque Vous Vous inscrivez à une édition du Congrès annuel de la SFPIO ou à une manifestation d’une SFPIO régionale, afin de pouvoir y assister, Vous devez fournir des éléments relatifs à Votre identité (nom, prénom), Votre adresse postale, des moyens de Vous contacter (adresse e-mail, numéro de téléphone) et le cas échéant, Votre justificatif étudiant (certificat de scolarité);
• Lors de Votre accord pour participer au Congrès annuel de la SFPIO ou aux manifestations organisées par les SFPIO régionales en tant que conférencier: en tant que conférencier devant intervenir lors des formations dispensées lors des manifestations de la SFPIO, Vous devez fournir des informations relatives à Votre identité (nom, prénom), Votre adresse, des moyens de Vous contacter (adresse e-mail, numéro de téléphone), votre curriculum vitae et le cas échéant, un relevé d'identité bancaire ;
• Lors de Votre inscription pour participer au Congrès annuel de la SFPIO ou aux manifestations organisées par les SFPIO régionales en tant qu'exposant (partenaire annuel ou non) : en tant qu'exposant du congrès annuel ou d’une manifestation régionale, Vous devez fournir certaines informations relatives à Votre identité (nom, prénom), Votre adresse, des moyens de Vous contacter (numéro de téléphone, adresse e-mail) ainsi que des données bancaires le cas échéant ;
• Lorsque Vous devenez partenaire annuel de la SFPIO, Vous devez fournir certaines informations relatives à Votre identité (nom, prénom), Votre adresse, des moyens de Vous contacter (numéro de téléphone, adresse e-mail) ainsi que des données bancaires le cas échéant ;
• Lorsque la SFPIO gère sa vie interne: la SFPIO tient un registre :
- de ses membres : identité (nom, prénom), adresse, et moyens de contact (numéro de téléphone, numéro de télécopie, adresse e-mail) ;
- de ses partenaires : identité (noms des contacts, logo), adresse, et moyens de contact (numéros de téléphone, numéros de télécopie, adresses e-mail) ;
- des documents officiels concernant les régions (Statuts, récépissé de déclaration INSEE, RIB, organigramme …).
• La SFPIO obtient certaines données personnelles Vous concernant auprès d'annuaires professionnels. Il ne s'agit que d'informations relatives à votre exercice professionnel Nous permettant de faire la promotion de Nos évènements ;
• Lorsque Vous naviguez sur le Site et Nous envoyez des emails via le formulaire de contact du Site, certaines données à caractère personnel Vous concernant sont collectées et traitées par Nos soins. Ces données sont obtenues à l'aide des informations fourni par le serveur et collectées automatiquement. Il s'agit : de l'adresse IP (Internet Protocol) du terminal informatique que Vous utilisez, de la date et de l'heure de connexion, du type d'ordinateur utilisé, du système d'exploitation et du logiciel de navigation employé, de la résolution de votre écran, ainsi que du nom de votre fournisseur d'accès à internet. Ces données Nous servent à garantir l'établissement correct de la connexion, à évaluer la sécurité du système et à aider les utilisateurs à diagnostiquer un éventuel souci qu'ils rencontreraient sur le site. Elles sont collectées par le biais de cookies, c'est-à-dire des fichiers texte qui sont ensuite stockés sur le support de stockage de votre terminal.
C. SUR QUELLE BASE LÉGALE LES DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTÉES ET TRAITÉES ?
La SFPIO ne pratique aucune collecte ni aucun traitement de données personnelles illicite. Toutes les données personnelles qui sont collectées et traitées par la SFPIO le sont en effet en vertu d'un fondement légal dûment identifié :
• Pour la plupart, les données que Nous collectons sont nécessaires à l'exécution d'un contrat entre Vous et Nous, par exemple parce que Vous avez souhaité Vous rendre au Congrès annuel de la SFPIO ou à une manifestation organisée par une SFPIO régionale en tant que congressiste, conférencier, partenaire exposant ou exposant ponctuel, ou bien parce que Vous êtes un prestataire sélectionné par la SFPIO ;
• Certaines données collectées automatiquement sont nécessaires aux fins légitimes que Nous poursuivons, en particulier notre vie associative, étant précisé que ni la collecte ni le traitement de ces données ne sont susceptibles de porter atteinte aux intérêts ou aux libertés fondamentales qui sont les Vôtres ;
• Les autres données personnelles que Nous collectons et traitons, le sont sur la base de Votre consentement. À cet égard, Nous Vous invitons à ne Nous communiquer que des informations strictement nécessaires.
D. QUEL USAGE FAISONS-NOUS DES DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS ?
La SFPIO n'exploite les données personnelles collectées dans les hypothèses décrites plus haut que pour des finalités déterminées et légitimes, qui entrent dans le strict cadre de ses activités, conformément à son objet social.
Schématiquement, ces finalités sont les suivantes :
• À titre principal, ces données sont utilisées pour la bonne exécution d'un contrat et ses suites : c'est notamment le cas de Vos coordonnées. Elles seront ainsi, classiquement, utilisées pour l’adhésion annuelle, pour la transmission d’informations et/ou de documents administratifs (reçu, facture, confirmation, attestations …) en lien avec l’inscription aux formations (congrès, cycle de formation, manifestation régionales) ou encore pour l’envoi du magazine Objectif Paro. Elles peuvent également servir au traitement d'une commande sur le Site ;
• Ces données peuvent être traitées pour les besoins de la gestion de Nos relations avec Vous :
- envoi de messages électroniques d'information (ex : Newsletter) de Notre part ou de la part de Nos partenaires ;
- envoi de courrier postaux d'information de Notre part ou de la part de Nos partenaires ;
- envoi d’enquêtes de satisfaction de Notre part ou de la part de Nos partenaires.
• Ces données peuvent être utilisées à des fins internes à la SFPIO, par exemple pour la gestion de la convocation des membres de la SFPIO à des réunions, voire l'établissement de statistiques d’adhésion aux SFPIO régionales ;
• Ces données sont partagées avec l’EFP (European Federation of Periodontology) lors de Votre adhésion à la SFPIO afin de valider votre adhésion à l’EFP et Vous permettre d’accéder au JCP en ligne ou encore de profiter d’un tarif préférentiel lors du congrès EuroPerio.
E. À QUI LES DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS SONT-ELLES COMMUNIQUÉES ?
Les données personnelles que Nous collectons sont avant tout utiles à la SFPIO elle-même. Ces données sont ainsi destinées aux différents services de la SFPIO qui sont concernés (service de gestion du congrès, service de gestion des cycles de formation nationaux, services de gestion des membres de la SFPIO, services de gestion des manifestations régionales, services administratifs de la SFPIO…).
Ces données peuvent également être transmises à certains destinataires limitativement énumérés, à savoir :
• Nos prestataires de services : nous pouvons contracter avec des prestataires de services tiers, notamment afin de nous aider à organiser le congrès (Key4events : édition des badges et collecte des résumés des communications). Ces prestataires peuvent par exemple être en charge de l'édition des badges, etc. Nous utilisons en outre les services de Sendethic pour l'envoi de nos courriers électroniques d'information ou de prospection ou d’AFORTIORI et PARRESIA respectivement pour les envois des plaquettes de manifestations régionales et l’envoi du magazine Objectif Paro aux membres.
Tous ces prestataires sont des sous-traitants de la SFPIO, expressément tenus par contrat écrit de ne pas divulguer ni utiliser les informations Vous concernant à toute autre fin que l’organisation de la tâche qui leur a été attribuée. Ils sont en effet tenus contractuellement à des obligations de confidentialité et de sécurité au moins équivalentes à celles prévues dans la présente charte de confidentialité ;
• L’hébergeur du site (OVH) et l’informaticien travaillant pour la SFPIO pour des questions de maintenance du site internet ;
• Les autorités: Nous devrons, le cas échéant, coopérer avec les autorités, étatiques, administratives ou judiciaires, notamment les autorités de supervision chargées d'assurer l'exécution du RGPD et de la Loi Informatique & Libertés, lorsque Nous y serons contraints. Par conséquent, Nous Nous réservons le droit de divulguer toute information collectée dans le cadre de Nos activités aux autorités compétentes lorsque Nous sommes enjoints de le faire, par exemple dans le cadre d'une enquête résultant d'un vol de carte bancaire.
F. COMBIEN DE TEMPS VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES CONSERVÉES PAR LA SFPIO ?
La SFPIO conserve les données personnelles Vous concernant sous une forme identifiable pendant la stricte durée nécessaire à l'accomplissement de la finalité du traitement concerné. Ainsi, schématiquement :
• Les données relatives au congrès (notamment la liste des participants ou des conférenciers) sont conservées pendant une période de 10 ans ;
• Les données relatives aux membres de l'association sont conservées pendant une période de 10 ans ;
• Les données relatives aux transactions sur le Site sont gérées par la plateforme Stripe ;
• Les données collectées automatiquement et qui concernent Votre session de navigation sur le Site sont effacées automatiquement au moment de Votre déconnexion.
Les autres données, en particulier les statistiques, sont conservées sous une forme anonymisée ne permettant pas Votre identification.
G. QUELS SONT VOS DROITS RELATIFS À VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
La SFPIO respecte les droits qui Vous sont accordés par le RGPD et la Loi Informatique & Libertés.
Ainsi, Vous disposez du droit de demander l'accès aux données personnelles Vous concernant et qui sont conservées par la SFPIO, de même que la rectification ou l'effacement de celles-ci, voire la limitation du traitement relatif aux données personnelles Vous concernant, ainsi que le droit de Vous opposer à leur traitement.
Toutefois, en cas de limitation du traitement ou d'opposition au traitement, la SFPIO pourra ne plus être en mesure de traiter votre adhésion à une SFPIO régionale, par exemple. Par ailleurs, en cas d'exercice du droit d'opposition ou du droit à l'oubli, certaines informations pourront malgré tout être conservées par la SFPIO afin de se conformer à ses obligations légales.
Vous pouvez également définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de Vos données personnelles après votre décès. En l'absence de telles directives, les données personnelles Vous concernant seront conservées conformément aux paragraphes ci-dessus, à moins que Vos héritiers ne demandent une suppression plus rapide.
Pour exercer ces droits, Vous pouvez envoyer un e-mail à l'adresse
Par ailleurs, Vous êtes informé(e) que Vous pouvez vous opposer au démarchage téléphonique en Vous inscrivant sur le site internet www.bloctel.fr.
Enfin, Vous avez le droit d’introduire une réclamation à tout moment auprès de l’autorité de contrôle compétente pour la protection des données. Pour ce faire, Vous pouvez vous adresser à l’autorité de contrôle compétente pour la protection des données de la région dans laquelle Vous demeurez ou, en tout état de cause, la CNIL pour la France : www.cnil.fr.
H. COMMENT LES DONNÉES PERSONNELLES VOUS CONCERNANT SONT-ELLES PROTÉGÉES ?
En sa qualité de responsable de traitement, la SFPIO s’engage à mettre en œuvre et à maintenir, à ses frais, des mesures techniques et organisationnelles appropriées en matière de traitement et de sécurité des données personnelles, conformément aux articles 32 à 34 du RGPD et 70-13 de la Loi Informatique & Libertés.
La SFPIO veille ainsi à ce que ces mesures techniques et organisationnelles soient de tous temps adaptées aux risques particuliers présentés par ses activités de traitement, au regard de la nature des informations susceptibles d'être collectées par elle, en particulier pour protéger Vos données personnelles contre la destruction, la perte, la modification, la divulgation non autorisée, de manière accidentelle ou illicite.
Ainsi, s'agissant des mesures techniques mises en place par la SFPIO :
• Toutes les données personnelles sont conservées sur des serveurs situés en France ;
• Toutes les informations qui concernent la transaction bancaire sont cryptées pendant leur transmission via une connexion SSL depuis la source jusqu’à la cible. Les données relatives aux cartes bancaires ne sont au demeurant pas collectées ni conservées par la SFPIO ;
S'agissant des mesures organisationnelles :
• Seuls certains membres du personnel de la SFPIO limitativement énumérés sont autorisés à avoir accès aux données personnelles Vous concernant ;
• L’accès aux données est protégé par des noms d’utilisateurs et mots de passe ;
• Les serveurs utilisés sont contrôlés par des groupes de sécurité.
La SFPIO s’engage par ailleurs à tenir, mettre à jour et conserver des registres complets et précis concernant les traitements de données personnelles mis en œuvre par la SFPIO. Ces registres détaillent ses activités de traitement.
I. DES TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNÉES SONT-ILS MIS EN ŒUVRE ?
Vos données personnelles sont conservées sur des serveurs situés en France.
Néanmoins, la SFPIO transfère des données aux USA dans le cadre de l’utilisation des services proposés par STRIPE. Cette entreprise est inscrite sur la liste du Privacy Shield, démontrant ainsi leur engagement à respecter l’ensemble des droits dont vous bénéficiez en vertu de la réglementation applicables, en particulier du RGPD.
Dans l’hypothèse où la SFPIO devrait effectuer d’autres transferts de vos données, il Vous en informerait en indiquant les mesures prises afin de contrôler ce transfert et s’assurer du respect de la confidentialité de vos données personnelles.
J. DES QUESTIONS COMPLÉMENTAIRES ?
Pour toute question complémentaire concernant la manière dont la SFPIO collecte et traite les données personnelles Vous concernant, Nous Vous proposons de Nous contacter à l'adresse suivante :
